Examens informatisés surveillés virtuellement

Fonctionnement de la surveillance en ligne

La surveillance en ligne consiste à ce qu’un surveillant ou une surveillante d’examen vous observe à distance, depuis la webcaméra, pendant l’examen. La personne qui vous surveille peut aussi vous aider à résoudre les problèmes techniques que vous pourriez éprouver. L’intégralité de la séance d’examen sera enregistrée, et tout comportement inhabituel sera signalé. Au cours de l’examen, vous devrez vous conformer à l’ensemble des règles relatives aux examens.

Avant le jour de l’examen, vous aurez l’occasion de vérifier que votre ordinateur satisfait aux exigences techniques minimales. Vous devrez installer des logiciels et vous assurer d’avoir un navigateur approprié. Certains ordinateurs portables d’employeur ou personnels, comme les Chromebooks, ne permettent pas l’installation de logiciels. Nous vous recommandons donc fortement de vérifier si vous avez un ordinateur qui permet l’installation de logiciels avant la date de votre examen, afin d’éviter toute mauvaise surprise au moment de l’examen.

Le jour de l’examen, vous suivrez plusieurs étapes afin de configurer votre ordinateur pour la surveillance en ligne. Vous devrez télécharger des applications de surveillance (si ce n’est pas déjà fait) et autoriser le surveillant ou la surveillante à accéder à votre webcaméra de même qu’à votre microphone.

L’Institut d’assurance du Canada a conclu, avec le fournisseur de services de surveillance, une entente sur la protection de la vie privée qui s’applique aux enregistrements ainsi qu’aux renseignements personnels.

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1. Ouvrez une session dans le portail d'examen de l'IAC 10 minutes avant l'heure prévue et cliquez sur « Lancer l'examen » lorsque le chronomètre atteint 0:00:00. Pour accéder à l’examen, vous aurez besoin des renseignements suivants :
- Numéro de membre et mot de passe de l’IAC
- Nom de l’examen que vous voulez passer

2. Vérifications préalables : Si vous n'avez pas encore l'extension ProctorU, le système vous invitera à la télécharger. Il vous sera demandé d'accepter les directives relatives à l'examen ainsi que les conditions d'utilisation (Terms of Service). Le navigateur vous invitera à partager votre écran, ce qui est obligatoire pour la surveillance en ligne. Le système vous guidera automatiquement à travers une série de vérifications pour confirmer que votre système répond aux exigences minimales.

3. Photos et authentification : Vous prendrez une photo de vous-même et de votre pièce d'identité avec photo reconnue par les autorités gouvernementales (par exemple, votre passeport ou votre permis de conduire) aux fins de la vérification de l'identité.

4. Fenêtre de clavardage : Il vous sera demandé de télécharger et d'exécuter l’applet LogMeIn Rescue, qui fera apparaître une boîte de dialogue vous permettant de clavarder avec la personne chargée de surveiller l’examen. Si le système vous le demande, assurez-vous de cliquer sur « open » (ouvrir) ou « allow » (autoriser) pour permettre l'exécution du fichier. Lorsque la fenêtre de clavardage est à l'état « waiting » (en attente), cela signifie que vous êtes dans la file d'attente et que vous attendez la personne qui surveillera l'examen. CONSEIL : Si le statut est « waiting » (en attente), ne téléchargez pas de nouveau l'applet, car cela vous placerait à la fin de la file d'attente.

5. Connexion au service de surveillance et confirmations : La personne chargée de la surveillance vous accueillera et confirmera que vous avez réussi les étapes de vérification de l'identité. Vous passerez en revue les règlements relatifs à l'examen avec cette personne, qui vous demandera de voir toute ressource autorisée que vous pourrez utiliser pendant l'examen.

6. Vérification à distance du système : La personne vous demandera la permission de contrôler à distance votre souris et votre clavier à l'aide de l'applet LogMeIn Rescue, afin de s'assurer qu'aucun programme non autorisé n'est en cours d'exécution. Vous pourrez voir tout ce que la personne fait pendant cette étape, et il lui sera impossible d'accéder à des fichiers à votre insu.

7. Panoramique avec la webcaméra : La personne vous demandera de lui montrer, avec votre webcaméra, les quatre murs de la pièce où vous vous trouvez ainsi que votre espace de travail. Elle pourra également vous demander de lui montrer votre écran d'ordinateur. La personne s'assurera que votre téléphone cellulaire est hors de portée.

8. Passation de l’examen : La personne vous laissera le contrôle de votre ordinateur et vous pourrez alors commencer l'examen.

REMARQUE : La vue de votre webcaméra et le contenu de votre écran seront enregistrés pendant toute la durée de l'examen.

À faire quand vous aurez terminé l'examen :

1. AVANT de soumettre l'examen, à l’aide de la fenêtre de clavardage, avisez la personne surveillant l'examen que vous avez terminé. Elle supervisera le processus de soumission de l'examen.

2. Déconnectez-vous du site d'examen et du navigateur : la personne doit voir que vous vous déconnectez du site Web de l'examen et que vous fermez tous les onglets du navigateur.

3. Fermez la fenêtre de clavardage de ProctorU; cela mettra fin à votre session avec ProctorU. Une fois la fenêtre de clavardage fermée, le système vous invitera à répondre à un sondage sur la satisfaction de la clientèle.

4. Et voilà, vous avez terminé! Passez une belle journée.

Choix de la date et de l’heure de l’examen

Il est fortement recommandé de réserver une plage horaire immédiatement après l’inscription à l’examen surveillé virtuellement. Les séances d’examen commencent à différents moments de la journée, tous les jours de la semaine, selon la disponibilité des surveillants. Comme l’heure sera indiquée selon le système 24 heures, sélectionnez correctement l’heure de début voulue. Par exemple, si vous voulez commencer l’examen à 14 h, sélectionnez « 1400 ». Les plages horaires seront attribuées selon le principe du premier arrivé, premier servi.

Après avoir reçu le courriel de réservation, cliquez ici pour choisir la date et l’heure de l’examen. Sélectionnez l’examen voulu. Sélectionnez l’examen voulu. Sélectionnez l’onglet Surveillance en ligne, puis choisissez une date et une heure qui vous conviennent. Vous recevrez ensuite un courriel confirmant la tenue de votre examen; conservez-le précieusement.

Exigences techniques

Pour passer un examen surveillé virtuellement, vous aurez besoin :

d’un ordinateur portable ou de bureau personnel qui permet de télécharger des logiciels (vous ne pouvez pas utiliser un appareil mobile, un Chromebook, une tablette, une version de Windows pour laquelle le soutien technique est terminé ni un appareil dont le système d’exploitation est une version d’essai ou fonctionne en mode sans échec).

d’un microphone et d’une webcaméra (les microphones des casques d’écoute ne sont pas autorisés);

d’une connexion Internet dont la vitesse est d’au moins 1 Mbps de débit ascendant et d’au moins 1,5 Mbps de débit descendant. Vous pouvez vérifier la vitesse de votre appareil ici.

Utilisez la meilleure connexion Internet possible, car une interruption de connexion ou une déconnexion peuvent nuire à votre séance d’examen, voire y mettre fin. Voici des mesures qui aident à prévenir les déconnexions :

  • Branchez-vous à Internet avec une connexion câblée plutôt qu’avec le WiFi. .
  • Si vous utilisez le WiFi, demandez aux autres personnes vivant sous votre toit de ne pas utiliser Internet pendant votre examen.
  • Si vous utilisez un réseau privé virtuel (VPN) sur votre appareil, déconnectez-vous de ce réseau. La plateforme ProctorU ne fonctionne pas bien quand une connexion VPN est active.

 

Vérifiez que vous pouvez :

Accéder au portail des examens.

utiliser votre équipement - ouvrez une session et repérez, au bas de la page, le lien qui permet d’effectuer la vérification. Assurez-vous que l’ordinateur est configuré pour la webcaméra et le microphone que vous prévoyez utiliser lors de l’examen. Il est à noter que vous ne pourrez pas utiliser un casque d’écoute pendant l’examen. Nous vous recommandons de vérifier votre système bien avant l'examen et de le vérifier de nouveau environ 4 heures avant l'heure prévue de début de l'examen.

Installer des applications sur votre système. L'extension ProctorU devrait avoir été installée dans votre navigateur lors de la vérification du système. Le jour de l'examen, vous devrez installer une petite application pour établir la connexion au service de surveillance.

Regardez la vidéo sur la vérification de l’utilisation de la plateforme de surveillance virtuelle sur Chrome

 

Regardez la vidéo sur la vérification de l’utilisation de la plateforme de surveillance virtuelle sur Firefox

 

IMPORTANT : Si vous n'avez pas d'ordinateur de bureau ou portable personnel et ne pouvez vous en procurer un, ou encore que vous avez besoin d'un service de surveillance en français, vous pourriez être admissible aux examens en ligne chronométrés. Cliquez ici pour en savoir davantage.

Choses à faire et à éviter

À faire

bedroom clutterAssoyez-vous dans une pièce silencieuse et non encombrée (cela vaut aussi pour les murs), où l’on ne vous dérangera pas.
Laptop on deskPlacez votre ordinateur portable sur un bureau dégagé.
well lit roomInstallez-vous à l’intérieur, dans une pièce bien éclairée.
Monitor displayUtilisez un seul écran.

À éviter

women on a bedNe vous installez pas sur un lit.
woman drinking beverageNe mangez pas et ne buvez pas pendant l’examen.
People wearing hats and headphonesNe mettez pas d’écouteurs et ne portez pas de couvre-chef, à moins qu’il ne s’agisse d’un couvre-chef exigé par votre religion.
People with babies and petsNe passez pas l’examen dans une pièce où se trouve un tiers, y compris un enfant ou un animal de compagnie.

Renseignements importants

Quand vous cliquez sur le bouton « Lancer l’examen », vous ne démarrez pas l’examen proprement dit. Vous établissez plutôt la connexion avec le service de surveillance virtuelle. Le délai moyen d’établissement de la connexion avec ce service est de cinq à 15 minutes, mais il peut atteindre 45 minutes en période de pointe. Veuillez patienter et ne pas actualiser la page.
  •  Veuillez vérifier la configuration de votre système environ quatre heures avant l’heure prévue de début de l’examen.
  •  Prévoyez un minimum de quatre heures pour la totalité de la séance d’examen, car l’établissement de la connexion avec le service de surveillance peut prendre du temps.
  •  Fermez tous les programmes et redémarrez votre ordinateur avant de lancer l’examen et le processus de connexion au service de surveillance.
  •  Branchez-vous à Internet avec une connexion câblée (Ethernet), si c’est possible. Une connexion sans fil risque davantage d’être perturbée.


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Utilisation d’un ordinateur de travail

Nous vous recommandons fortement d’utiliser votre ordinateur portable ou de bureau personnel. Toutefois, si vous devez passer un examen en ligne sur l’ordinateur dont vous vous servez pour le travail, veuillez prendre connaissance des recommandations supplémentaires ci-dessous, qui réduiront le risque de problèmes techniques. Vous devrez peut-être aussi communiquer avec un représentant du soutien des TI de votre entreprise avant le jour de l’examen pour que certaines de ces modifications soient apportées à l’ordinateur.

• Désactivez tous les paramètres du pare-feu de navigateur ou Internet applicable.

• Assurez-vous de ne pas être connecté(e) à un réseau privé virtuel (VPN).

• Vérifiez que vous n’utilisez pas un navigateur Web que votre entreprise a configuré à l’aide de ses propres paramètres de sécurité.

• Désactivez les notifications (de courriel, de réunion, etc.) de votre compte de courriel avant de lancer le processus de connexion.

• Désactivez tout logiciel conçu pour enregistrer ou surveiller le contenu affiché à l’écran.

• Désactivez tout logiciel de filtrage de contenu susceptible de vous empêcher de lancer l’examen.

• Vérifiez si vous avez les droits d’administrateur nécessaires pour pouvoir télécharger et installer des applications.

Soutien

Après avoir commencé l’examen, vous aurez un accès en temps réel aux techniciens de ProctorU. Ces techniciens seront votre premier point de contact en cas de difficultés techniques. Pour communiquer avec un technicien de ProctorU, cliquez sur l’icône du hibou dans le coin supérieur droit de l’écran, puis sur « help ». Le système affichera un formulaire en ligne que vous devrez remplir et il établira la communication avec un technicien. Ce processus peut prendre quelques minutes. Ne vous inquiétez pas du délai : l’examen débutera une fois la configuration terminée et après que vous aurez vous-même commencé l’examen.

Screengrab of assistance page

Si vous perdez votre accès Internet pendant le processus de connexion et que le temps qui vous est accordé pour l’examen a expiré, communiquez avec le Service aux membres de l’Institut. Nous essaierons de reprogrammer votre examen pendant la même séance.

Si vous éprouvez des difficultés techniques ou que vous n’arrivez pas à terminer le processus de connexion, communiquez avec le Service aux membres, et nous fixerons une nouvelle date d’examen pour vous.

Service aux membres : 1 866 362-8585 ou iicmail@insuranceinstitute.ca

Du lundi au vendredi, de 8 h à 19 h (heure de l’Est)