FAQ sur les examens surveillés virtuellement

Questions générales

Les questions suivantes concernent tous les candidats qui passeront un examen.

1. Le jour de l’examen, quels renseignements ou documents devrai-je avoir en main?

Vous devrez avoir en main :

votre numéro d’utilisateur/de membre et votre mot de passe de l’Institut afin d’ouvrir une session sur le portail d'examen en ligne de l’Institut;

une pièce d’identité avec photo valide et reconnue par les autorités gouvernementales, comme un passeport ou un permis de conduire canadien.

Toute pièce d’identité avec photo émise par un organisme gouvernemental (p. ex. un passeport ou un permis de conduire canadien) est acceptable. Le nom figurant sur la pièce d’identité doit être le même que celui qui est associé à votre compte en ligne de l’Institut.

2. Est-ce que je peux prendre une pause pendant mon examen surveillé virtuellement?
La nourriture et les boissons sont interdites à proximité de votre appareil. Vous avez l’autorisation de prendre une brève pause pendant votre examen surveillé virtuellement pour aller aux toilettes ou pour aller prendre une collation ou boire un peu. Toutefois, le chronomètre de l’examen ne s’arrête pas. Vous devez informer la personne qui surveille votre examen, verbalement ou au moyen de la fonction de clavardage, lorsque vous faites cette pause ainsi que lorsque vous êtes de retour. À votre retour, la personne qui surveille votre examen vous demandera de nouveau de balayer la pièce où vous faites l’examen au moyen de la caméra de votre ordinateur ainsi que de lui montrer l’avant de votre appareil : veillez, donc, à avoir un miroir à portée de la main.

Pendant votre pause, vous ne pouvez pas utiliser ni consulter les documents ou le matériel interdit pour l’examen, notamment votre téléphone cellulaire, votre appareil photo, tout autre appareil branché à Internet, un manuel de cours ni des notes de cours, car cela constituerait une infraction aux règlements relatifs aux examens.

3. Faut-il que je crée un compte en ligne ProctorU pour passer mon examen, vérifier la configuration de mon système informatique ou avoir accès à du soutien technique?
La création d’un compte en ligne ProctorU n’est PAS requise pour passer un examen, vérifier la configuration de votre système informatique ni avoir accès à du soutien technique.

4. Est-ce que je peux utiliser une tablette pour passer mon examen?
Les tablettes comme les iPads ou les Chromebook et autres tablettes fonctionnant avec le système Android ne sont pas prises en charge. Vous devez utiliser soit un ordinateur portable, soit un ordinateur de bureau pour faire votre examen.

5. Faut-il passer les examens durant les heures normales de travail?
Des séances d’examen sont offertes à toute heure, pendant la période d’examens; mais la disponibilité des séances dépend de celles des personnes qui les surveillent à distance, et les places se réservent rapidement. Nous vous invitons à réserver votre place le plus rapidement possible, de manière à pouvoir choisir la date et l’heure qui vous conviennent.

6. Je ne me souviens plus de mon nom d’utilisateur/de membre ou de mon mot de passe. Que dois-je faire?
Communiquez immédiatement avec le Service aux membres, au 1 866 362-8585, pour obtenir de l’aide.

7. Vais-je recevoir une confirmation de la date et de l’heure que j’ai choisies pour passer mon examen?
Oui. Un message confirmant qu’une place vous a été réservée à l’examen vous sera automatiquement envoyé une fois que vous aurez soumis votre demande de réservation. Vous pouvez aussi consulter des renseignements détaillés sur votre examen en tout temps sur le portail d’examen en lignede l’Institut..

8. Vais-je recevoir un courriel de rappel quelque temps avant la période d’examens?
Oui. Un courriel de rappel vous parviendra environ une semaine avant le début de la période d’examens.

9. Les demandes de services adaptés sont-elles encore acceptées dans le cadre des examens informatisés surveillés virtuellement?
Oui. Pour en savoir davantage, consultez la page Étudiants ayant besoin de services adaptés.

10. Mon système informatique ne répond pas aux exigences techniques permettant de passer un examen. Quelles sont mes options?
Si votre ordinateur n’a pas la configuration requise ou que vous ne pouvez pas vous en procurer un qui répond aux exigences, vous pourriez être admissible aux examens en ligne chronométrés. Cliquez ici pour en savoir davantage.

11. Qu’est-ce qui constitue une infraction aux règlements relatifs aux examens dans le cadre d’un examen surveillé virtuellement?
Avant le début de l’examen, il ne doit pas y avoir de matériel interdit (téléphone cellulaire, manuels, casque d’écoute, notes, nourriture et boissons) sur votre table de travail ni dans la pièce où vous faites l’examen. Pour une liste complète des documents et du matériel interdit, consultez la page Règlements sur les examens.

Une fois que vous aurez commencé votre examen, votre activité sera enregistrée et surveillée; un système d’intelligence artificielle signalera toute infraction potentielle. Voici une liste d’activités considérées comme des infractions aux règlements relatifs aux examens qui peuvent entraîner votre disqualification et la suspension de vos privilèges d’inscription aux examens :

• Jeter des coups d’œil fréquents à côté de l’écran
• Parler
• Avoir une interaction avec une autre personne
• Laisser une autre personne entrer dans la pièce
• Répondre à un appel téléphonique
• Utiliser un téléphone ou une tablette pendant l’examen
• Utiliser une autre application sur votre ordinateur
• Entendre beaucoup de bruit ou de la musique dans la pièce
• Quitter la pièce où vous faites l’examen sans en avertir la personne qui surveille l’examen
• Enregistrer les questions de l’examen de quelque façon que ce soit

Vous devez respecter les directives que vous donne la personne qui surveille votre examen. Le fait de les enfreindre entraînera votre disqualification et la suspension de vos privilèges d’inscription aux examens.

12. Qu’arrivera-t-il si j’ouvre une session en retard sur le portail d’examen?
Si vous ouvrez une session sur le portail plus de 30 minutes après l’heure de début prévue de votre examen, vous ne pourrez pas lancer l’examen. Ce retard sera considéré comme une absence. Veuillez consulter la section Absences et demandes de report sur le site Web de l’Institut.

13. Combien de temps les vérifications de sécurité et du système exigent-elles?
La vérification du système devrait prendre de 10 à 15 minutes. La personne qui surveille l’examen établira ensuite une connexion avec vous pour terminer les vérifications de sécurité.

14. Combien de temps faut-il pour établir la connexion avec la personne qui surveille l’examen?
Il est normal de devoir attendre jusqu’à 20 minutes avant que le surveillant ou la surveillante établisse une connexion avec vous. Durant les périodes de pointe, l’attente peut parfois atteindre 45 minutes (pendant les heures normales de travail).
Rappel : Vous ne perdrez aucune des minutes qui vous sont allouées pour passer votre examen durant ce temps d’attente.

15. Si j’éprouve un problème technique avant l’établissement de la connexion avec le surveillant ou la surveillante, avec qui dois-je communiquer?
Communiquez d’abord avec ProctorU au moyen de la fonction de clavardage en direct. Vous pouvez aussi communiquer avec un préposé de ProctorU par téléphone en composant le 1 855 772-8678 (option 1).

Remarque : Durant les périodes de pointe, vous devrez sans doute attendre de 15 à 20 minutes avant qu’un préposé du soutien technique de ProctorU vous réponde.

16. Puis-je interrompre l’examen une fois que le surveillant ou la surveillante m’y a donné accès et que le chronomètre a démarré?
Non. Une fois le chronomètre de l'examen démarré, il n’est pas possible de l'arrêter. Il vous est interdit de vous éloigner de l’ordinateur ou de quitter la pièce une fois que l’examen est commencé.

17. Avant de soumettre mon examen, puis-je revoir certaines questions auxquelles j’ai déjà répondu afin de réviser ou de modifier mes réponses?
Oui. Tant que vous n’avez pas soumis votre examen, vous pouvez relire les questions et modifier vos réponses.

18. Puis-je prendre des notes durant l’examen?
Il est interdit de prendre des notes sur des feuilles de papier. Vous pouvez toutefois prendre des notes au moyen du bloc-notes en ligne qui est mis à votre disposition sur la plateforme d’examen.

Le rôle des surveillants et surveillantes, la protection des renseignements personnels et l’assistance

Les questions suivantes concernent tous les candidats qui passeront un examen.

1. La personne qui surveille l’examen exerce-t-elle sa tâche en temps réel, ou la surveillance est-elle effectuée au moyen d’une application?
Un surveillant ou une surveillante vous sera attribué(e) et vous observera en temps réel pendant toute la durée de l’examen. Étant donné que les surveillants et surveillantes effectuent leur travail par quarts, il est possible qu’une autre personne prenne la relève au cours de la séance d’examen.

2. Comment la surveillance s’exerce-t-elle au cours de la séance d’examen?
L’intégralité de la séance d’examen sera enregistrée, à l’aide du microphone et de la caméra de votre ordinateur. La personne qui surveille l’examen ainsi que le logiciel de surveillance effectueront une observation de votre comportement et de vos activités durant toute la séance d’examen.

3. Serai-je en mesure de voir la personne qui surveille l’examen, et pourra-t-elle me voir?
Elle peut vous voir, mais vous ne pouvez pas la voir. Il vous sera toutefois possible de communiquer avec elle à tout moment pendant la séance d’examen, au moyen du système audio ou de la fonction de clavardage en direct de votre ordinateur.

4. Quelles sont les responsabilités de la personne qui surveille l’examen?

Vérifier votre identité en effectuant une comparaison entre une photo de votre visage et la photo figurant sur la pièce d’identité valide et reconnue par les autorités gouvernementales que vous avez fournie

Confirmer le titre de l’examen que vous devez passer

Passer en revue avec vous les règlements relatifs aux examens et donner des explications

S’assurer qu’aucun document d’étude ou matériel didactique ne se trouve dans la pièce où vous passez l’examen

Verrouiller certains paramètres de votre ordinateur

Fournir des services de dépannage et résoudre certains problèmes techniques, au besoin

Vous faire parvenir le questionnaire d’examen

Vous observer à distance pendant toute la durée de l’examen

Faire enquête si elle constate un comportement non autorisé, en prendre note et vous adresser un avertissement

S’assurer que vous avez bien envoyé votre questionnaire d’examen lorsque vous avez terminé

Vous aider à quitter la plateforme d’examen

5. Quelles langues les surveillants et surveillantes virtuels parlent-ils?
Le service de surveillance en ligne n’est actuellement offert qu’en anglais.

6. Si j’ai besoin d’assistance en français avant ou pendant la séance d’examen, avec qui dois-je communiquer?
Avant l’examen, communiquez avec le Service aux membres, pour que nous puissions vous expliquer le déroulement de l’examen ainsi que les exigences techniques. Pendant l’examen, essayez d’abord de communiquer avec le service de soutien technique de ProctorU au moyen de la fonction de clavardage en direct de votre ordinateur. Si vous n’y arrivez pas, communiquez immédiatement avec notre Service aux membres.

7. Comment la personne qui surveille l’examen procède-t-elle à l’inspection de la pièce où je passe mon examen?
Elle vous demandera de lui faire voir les murs, le plancher et le plafond de la pièce ainsi que votre surface de travail, à l’aide de la caméra de votre ordinateur. Elle vous demandera également de lui montrer l’avant de votre ordinateur au moyen d’un miroir ou de la caméra d’un téléphone. Elle vous demandera en outre d’enlever le matériel de cours et tout autre document. De plus, le surveillant ou la surveillante observera votre comportement et vos activités à l’écran, au moyen de la caméra et du microphone de votre ordinateur, pendant toute la durée de l’examen.

8. Comment la personne qui surveille l’examen saura-t-elle que c’est bien moi qui passe l’examen, et pas quelqu’un d’autre?
On vous demandera de présenter une pièce d’identité avec photo valide et reconnue par les autorités gouvernementales. Le système prendra une photo de cette pièce d’identité ainsi qu’une photo de votre visage, au moyen de la caméra de votre ordinateur. Le surveillant ou la surveillante comparera ensuite la photo de votre visage à celle qui se trouve sur la pièce d’identité, et s’assurera que le nom qui figure dans votre réservation d’examen correspond à celui qui se trouve sur la pièce d’identité.

9. Je ne suis pas à l’aise à l’idée que quelqu’un prenne le contrôle de mon ordinateur et enregistre des renseignements à mon sujet. Comment la protection de mes renseignements personnels est-elle assurée?
La photo de votre visage ainsi que la pièce d’identité avec photo seront détruites par ProctorU dans les sept (7) jours suivant votre examen. L’enregistrement de la séance d’examen sera conservé pendant une période pouvant aller jusqu’à deux (2) ans, en cas de différend, puis détruit. Pour de plus amples renseignements à ce sujet, consultez les politiques en matière de protection des renseignements personnels (Privacy Policy) et les conditions d’utilisation (Terms of Service) de ProctorU, ainsi que la charte des droits des étudiants (Student Bill of Rights).

10. Qu’arrive-t-il si le surveillant ou la surveillante soupçonne qu’il y a eu comportement non autorisé?
Si des activités suspectes sont décelées, le surveillant ou la surveillante interviendra et enverra un rapport d’incident à l’Institut d’assurance, pour que les mesures appropriées soient prises conformément aux Règlements sur les examens.

11. Si j’ai une question en cours d’examen, puis-je la poser au surveillant ou à la surveillante?
La personne qui surveille l’examen est joignable pendant toute la durée de l’examen par l’entremise de la fonction de clavardage en direct ou du système audio de votre ordinateur. Elle peut répondre à des questions à caractère technique et aider à régler d’éventuels problèmes techniques. Elle ne pourra toutefois pas répondre à des questions ou apporter des éclaircissements concernant le contenu de l’examen.

12. Comment dois-je procéder pour obtenir de l’aide si j’éprouve un problème technique avant de passer mon examen?
Premièrement, communiquez avec votre surveillant en cliquant sur l’icône de hibou de ProctorU, situé dans la partie supérieure de votre navigateur, ou en cliquant sur le lien d’aide (Help), dans le ruban du navigateur. Le surveillant ou la surveillante est disponible pour vous aider pendant toute la durée de l’examen.

Si vous perdez votre connexion avec le site en cours d’examen ou que vous n’avez pas pu entrer en contact avec le surveillant ou la surveillante, communiquez immédiatement avec le service de soutien technique de ProctorU par téléphone, au 1 855 772-8678, option 1.

13. Que dois-je faire si je perds ma connexion en cours d’examen?
Si votre session est interrompue, mais que votre connexion Internet est toujours active, connectez-vous de nouveau au portail d’examen en ligne. . Choisissez Reprendre l’examen et vous serez redirigé vers ProctorU. Il est possible qu’on vous demande de recommencer le processus de réglage du système et d’inspection de la pièce.

Si vous perdez votre connexion Internet ou que votre équipement tombe en panne, communiquez immédiatement avec le service de soutien technique de ProctorU, au 1 855 772-8678, option 1.

Si le problème ne peut être résolu en cinq minutes, vous ne pourrez pas reprendre votre examen.

14. Que dois-je faire si je perds ma connexion en cours d’examen et que je ne peux pas reprendre l’examen par la suite?
Si vous ne pouvez pas reprendre votre examen, communiquez immédiatement avec le Service aux membres, au 1 866 362-8585, pour reporter votre examen à une date ultérieure au cours de la même période d’examens. On vous demandera de choisir la date et l’heure de cet examen, sous réserve des places disponibles.

15. Que se passe-t-il si l’alarme-incendie se déclenche ou qu’il survient un autre incident du genre pendant la session d’examen?
Premièrement, prenez toutes les mesures nécessaires pour assurer votre propre sécurité ainsi que celle des autres. Une fois en sécurité, communiquez avec le surveillant ou la surveillante si votre connexion est toujours active. Si vous n’êtes plus connecté au site, il est possible que vous deviez procéder à la réservation d’une nouvelle place à l’examen. Communiquez immédiatement avec le Service aux membres, au 1 866 362-8585.

Déplacements et reports

1. Puis-je déplacer ma réservation d’une place à un examen?
Oui. Vous pouvez déplacer votre réservation d’une place à un examen jusqu’à 24 heures avant le début initialement prévu de cet examen en ouvrant une session sur le portail d’examen en ligne de l’Institut. Cliquez ensuite sur « État », puis sur « Modifier ma réservation ».

Aucuns frais ne s’appliquent si vous déplacez votre réservation avant l’échéance. Veuillez noter que votre réservation initiale est immédiatement annulée lorsque vous choisissez de modifier votre réservation.

2. Des frais me seront-ils facturés si je déplace ma réservation moins de 24 heures avant le début de l’examen?
Des frais de 100 $ pourraient s’appliquer. Il vous faudra fournir des pièces justificatives (lettre de votre employeur, billet du médecin, etc.) pour pouvoir déplacer votre réservation moins de 24 heures avant le début de l’examen. Veuillez noter que les places sont parfois limitées.

3. Que se passe-t-il si je ne suis pas en mesure de passer mon examen en ligne à la date prévue?
Nous considérerons cela comme une absence, et il vous faudra suivre le cours de nouveau (et acquitter de nouveau les frais de cours et d’examen). Veuillez noter que les frais de cours et d’examen ne sont pas remboursables. Nous vous suggérons de passer en revue notre politique sur les absences et demandes de report.

Have a question about exam preparation?

Ask the Institute - you'll find the answers to the questions our students ask the most. We're here to help you make the most of your studies and your career in insurance.

 

 

Ask the Institute