Accommodement pour les examens

L’Institut d’assurance du Canada (« l’Institut ») s’engage à promouvoir un environnement où toutes les personnes ont une chance égale de participer aux examens de l’Institut et où toutes les personnes sont traitées avec sensibilité, équité et respect, sans distinction, exclusion ou préférence fondée sur un motif protégé en vertu de la législation applicable en matière de droits de la personne. L’Institut reconnaît son obligation d’accommodement jusqu’au point de la contrainte excessive et s’engage à mettre en œuvre un processus d’accommodement qui respecte les principes de dignité, de protection de la vie privée, d’individualisation et d’inclusion de la législation applicable des droits de la personne.

L’Institut s’engage à examiner de bonne foi toutes les demandes d’accommodement et à fournir des accommodements raisonnables, jusqu’à la contrainte excessive, lorsque le besoin d’accommodement a été établi et est approprié.

Les étudiants et les candidats à l’obtention d’un permis, ayant un handicap ou une déficience documentée (à court terme/temporaire ou à long terme/chronique) ayant une incidence importante sur leur capacité à passer équitablement les tests, les examens de mi-session et les examens finaux de l’Institut peuvent demander des mesures d’accommodement pour les examens.

Ces mesures sont fondées sur les limitations fonctionnelles découlant d'un handicap ou d'une autre restriction documentés qui ont une incidence sur la capacité de la personne à passer un test, un examen de mi-session ou un examen final dans des conditions standard et qui entraîneraient de la discrimination illicite en vertu de la législation sur les droits de la personne. Les mesures d’adaptation mises en place donnent à la personne d’avoir un accès égal à un test, un examen de mi-session ou un examen final et lui fournissent une occasion équitable de démontrer ses connaissances et ses compétences, sans pour autant se soustraire aux normes à respecter pour démontrer sa maîtrise de la matière étudiée ni contrevenir aux règlements sur l'intégrité des examens.

Les accommodements pour les examens doivent être adaptés à la tâche et au contexte spécifiques. Les accommodements qui sont appropriés dans un contexte différent à des fins différentes (comme une salle de classe dans un environnement académique) ne sont pas toujours adaptés dans le contexte des tests, des examens de mi-session ou des examens finaux de l’Institut.

Les mesures d'adaptation pouvant être autorisées pour les examens comprennent les suivantes :

• Temps supplémentaire ou pauses plus longues;
• Appareils et technologies d’assistance (par exemple, centres accessibles en fauteuil roulant, lecteurs, rédacteurs, bureaux, chaises et écrans d’ordinateur adaptés) ou l’équivalent;
• Droit à la nourriture / aux boissons, pour raisons médicales.

Aucun changement ne sera apporté au contenu de l’examen, à l’évaluation de l’examen, au format de l’examen ou à la façon dont l’examen est noté.

Toutes les demandes d’accommodement pour les examens seront évaluées au cas par cas et seront strictement confidentielles. Aucune information médicale ne sera partagée avec d’autres parties, à l’exception des conseillers juridiques et/ou médicaux qui aident à évaluer la demande d’accommodement, le cas échéant.

Les étudiants ou candidats à l’obtention d’un permis qui demandent des mesures d'adaptation pour les examens en raison d'un handicap doivent remplir et signer le formulaire Demande de mesures d’adaptation pour les examens, puis le faire signer par un professionnel ou une professionnelle de la santé qui possède les qualifications requises (ayant reçu l’autorisation d’exercer au Canada). Cette personne peut faire partie des médecins, des psychologues ou des psychologues associés, ou encore exercer une profession réglementée en santé dont les membres possèdent une formation, une expertise et une expérience s'appliquant expressément au handicap ou à la déficience à l'origine de la demande.

La Demande de mesures d’adaptation pour les examens doit préciser :

• la date à laquelle le diagnostic a été établi ou confirmé. Le diagnostic doit avoir été posé ou reconfirmé de nouveau dans les trois ans précédant la date de la demande de mesures d'adaptation;La nature des limitations fonctionnelles;
• s’il s’agit d’une déficience à court terme/temporaire ou à long terme/chronique;
• la nature des limitations fonctionnelles;
• les évaluations (p. ex., des tests psychologiques ou éducatifs normalisés) utilisées pour identifier et confirmer le handicap diagnostiqué et, le cas échéant, les limitations fonctionnelles qui en résultent, ainsi que pour expliquer l’incidence de ces limitations quant à la capacité de la personne à passer de façon équitable le test, l’examen de mi-session ou l’examen final. Toute évaluation soumise doit avoir été faite dans les trois ans précédant la date de la demande de mesures d’adaptation;Des documents complémentaires peuvent être soumis avec le formulaire, au besoin ou sur demande. Remarque : Les notes médicales de base ou des ordonnances ne seront pas suffisantes.
• les recommandations du professionnel ou de la professionnelle de la santé pour la ou les mesures d'adaptation demandées ainsi qu’une explication sur la manière dont ces mesures réduiront l’incidence des limitations fonctionnelles sur la capacité de la personne à passer de façon équitable le test, l’examen de mi-session ou l’examen final.
  

Des documents justificatifs supplémentaires peuvent être joints au formulaire, au besoin ou sur demande. Il est à noter que de simples notes médicales ou ordonnances ne suffisent pas.

Remarque : Les personnes qui demandent des mesures d'adaptation et les professionnels de la santé ne sont pas tenus de divulguer le diagnostic établi pour que des mesures d'adaptation soient autorisées. Un diagnostic peut être requis lorsque les besoins de la personne sont complexes, difficiles ou moins clairs, et que des renseignements supplémentaires sont nécessaires ou directement liés aux mesures d'adaptation demandées. L'accent doit toujours être mis sur les limitations fonctionnelles associées au handicap; on peut ainsi établir des mesures d'adaptation qui respectent la dignité et la vie privée de la personne.

Les allégations de symptômes que de nombreuses personnes ressentent couramment dans un contexte d’examen, comme l’anxiété ou le stress, peuvent ne pas suffire à montrer l’existence d’un handicap répondant à la définition qu'on en donne dans la législation sur les droits de la personne et permettant d’obtenir les protections qui y sont prévues. Si vous choisissez de demander des mesures d'adaptation en invoquant de tels symptômes, vous et le professionnel ou la professionnelle de la santé devrez établir clairement qu'ils découlent d'un handicap.

Les étudiants ou les candidats à l’obtention d’un permis qui déposent une demande de mesures d'adaptation fondée sur d’autres motifs prévus par la législation sur les droits de la personne doivent envoyer à l’adresse accommodations@insuranceinstitute.caun courriel dans lequel ils motivent leur demande. 

Les mesures d'adaptation pour les examens demandées en raison d’un état de santé à long terme/chronique sont valables pendant un maximum de trois ans à compter de la date à laquelle elles sont autorisées. Après cette période, la personne doit soumettre une nouvelle demande de mesures d'adaptation pour les examens et, au besoin, fournir de nouveaux documents à l’appui ou des documents supplémentaires.

Les mesures d'adaptation pour les examens demandées en raison d’un état de santé à court terme/temporaire tel que la grossesse, la convalescence consécutive à une chirurgie ou une blessure sont valables pour une période adaptée à ces circonstances, p. ex. une session ou une période d’examens pour les programmes de PAA, d’Introduction aux assurances IARD ou de certificat en gestion des risques; une période de trois mois pour les examens menant à l’obtention d’un permis, ou autres délais appropriés. La personne doit communiquer avec le Service des examens et des évaluations si la situation à court terme/temporaire risque de nécessiter des mesures d'adaptation pendant plus d'une session.

La personne qui présente la demande a le devoir de collaborer au processus de mesures d’adaptation, notamment en fournissant les renseignements supplémentaires demandés, comme les résultats de tests cliniques ou d'évaluations nécessaires à l'approbation de la demande. On s'attend à ce que la personne réponde dans les délais requis lorsque l’Institut lui demande des renseignements supplémentaires. Si la personne est incapable de respecter un délai à cause d'un handicap ou d'un autre motif prévu par la loi, la raison de cette incapacité doit être présentée à l'Institut et étayée de tous les documents justificatifs. La personne qui présente une demande ne peut prétendre à des mesures d'adaptation de son choix ou parfaites, mais bien à des mesures d'adaptation raisonnables qui n'imposent pas une contrainte excessive. L’omission de fournir tous les documents requis dans les délais prescrits ou de collaborer de toute autre manière au processus de mesures d'adaptation peut retarder la mise en place des mesures d'adaptation ou entraîner leur refus. Une fois que des mesures d'adaptation pour les examens appropriées ont été déterminées, le Service des examens et des évaluations informe comme suit la personne qui en a fait la demande :

• la personne reçoit un courriel auquel est joint un formulaire Autorisation de mesures d'adaptation pour les examens qui décrit la décision relative aux mesures d’adaptation. Veuillez noter que ce processus peut prendre jusqu’à trois semaines. La personne doit conserver ce formulaire au cas où elle devrait le présenter comme preuve d’autorisation de mesures d'adaptation; 
• les mesures d’adaptation pour les examens, le cas échéant, ne seront autorisées qu'une fois que la personne aura renvoyé à l’Institut le formulaire Autorisation de mesures d'adaptation pour les examens dûment signé;
• les mesures d'adaptation autorisées pour les examens peuvent varier selon le mode d’examen choisi par la personne, c’est-à-dire s’il s’agit d’un environnement en personne (par exemple, un cours en salle de classe ou un centre d'examen) ou en ligne (par exemple, un examen en télésurveillance fait à la maison);
• après l’autorisation des mesures d’adaptation pour les examens, la personne qui en a fait la demande doit communiquer avec le service approprié pour organiser leur mise en place pour chacun des cours de chaque session avant chaque examen menant à l’obtention d’un permis. On s'assure ainsi qu’elles conviennent au mode choisi par la personne pour son test, son examen de mi-session, son examen final ou son examen menant à l'obtention de permis. Les instructions pour mettre en place les mesures d’adaptation figurent sur le formulaire Autorisation de mesures d’adaptation pour les examens.

Les étudiants doivent soumettre leur formulaire Demande de mesures d'adaptation pour les examens dûment rempli et signé, ainsi que toute documentation à l’appui, dans les délais prévus. L’Institut invite les personnes à présenter leur demande le plus tôt possible.

Les personnes inscrites au programme de PAA, d’Introduction aux assurances IARD ou de certificat en gestion des risques doivent soumettre leur formulaire au plus tard quatre semaines avant la date de début du cours.

Les personnes qui passent les examens d’obtention du permis d’agent d’assurance IARD, du permis de courtier inscrit de l’Ontario (RIBO) et du permis de niveau 1 doivent soumettre leur demande de mesures d'adaptation au plus tard 15 jours ouvrables avant la date de l’examen.

Si le formulaire ou les documents justificatifs sont incomplets, ou si l’Institut demande davantage de renseignements, la personne aura peut-être à reporter le cours ou l’examen.

L’Institut dispose d’un processus de révision des décisions relatives aux mesures d'adaptation pour les personnes qui soupçonnent une erreur dans le processus de mesures d’adaptation. Nous invitons les membres de l’Institut qui croient qu’une erreur est survenue dans le traitement de leur demande à nous en informer au accommodations@insuranceinstitute.ca, et ce, avant de passer leur test, examen de mi-session ou examen. 

Les personnes qui demandent des mesures d'adaptation doivent le faire dans les délais prévus par la présente politique. Les demandes de mesures d'adaptation rétroactives ne sont prises en considération qu’exceptionnellement, par exemple lorsque la personne qui fait la demande présente un handicap non diagnostiqué auparavant ou n'avait pas pu demander de mesures d'adaptation conformément à la présente politique en raison d'un handicap ou d'un autre motif prévu par la loi. Toute demande de mesures d'adaptation rétroactives doit être dûment documentée et démontrer pourquoi la personne n'avait pu demander de mesures d'adaptation à l'avance conformément à la présente politique.

REMARQUES :
Les politiques et directives décrites dans les présentes s’appliquent aux étudiants et aux candidats à l’obtention d’un permis qui passent des tests, des examens de mi-session et des examens finaux donnés par l’Institut. Des directives distinctes peuvent s’appliquer à d’autres activités ou évaluations de l’Institut.

Les personnes inscrites à temps plein à un programme d’études collégial ou universitaire en assurance sont priées de noter que les politiques et directives de l’Institut sur les mesures d'adaptation pour les examens finaux sont distinctes de celles que peut prévoir ledit programme.