Politique de confidentialité

Mise à jour : 8 juin 2023

L’instauration d’un climat de confiance auprès de ses membres est une valeur fondamentale de l’Institut d’assurance du Canada. Fort de cet engagement, l’Institut a élaboré la politique suivante afin de vous indiquer quels renseignements personnels nous recueillons et la façon dont nous utilisons et communiquons ces renseignements.

L’Institut d’assurance du Canada se compose d’un organisme national, l’Institut d’assurance du Canada, d’instituts régionaux et sections, à savoir l’institut d’assurance de la Colombie-Britannique, la section de l’île de Vancouver, l’institut d’assurance du nord de l’Alberta, l’institut d’assurance du Sud de l’Alberta, l’institut d’assurance de la Saskatchewan, l’institut d’assurance du Manitoba, l’institut d’assurance de l’Ontario, les sections Grande région de Toronto, Cambrian Shield, Conestoga, Sud-Ouest de l’Ontario, Hamilton-Niagara, Kawartha-Durham et Ottawa, l’Institut d’assurance de dommages du Québec, l’institut d’assurance de Terre-Neuve-et-Labrador, l’institut d’assurance du Nouveau-Brunswick, l’institut d’assurance de l’Île-du-Prince-Édouard et l’institut d’assurance de la Nouvelle-Écosse. Collectivement, nous désignons ces entités par le terme l’« Institut » dans la présente politique de confidentialité. Les renseignements personnels visés par la présente politique de confidentialité sont gérés par l’Institut d’assurance du Canada et l’institut régional de votre lieu de résidence (par exemple, si vous êtes en Nouvelle-Écosse, il s’agit de l’institut d’assurance de la Nouvelle-Écosse et si vous êtes en Colombie-Britannique, il s’agit de l’institut d’assurance de la Colombie-Britannique).

Lorsque vous faites votre demande d’adhésion à l’Institut, visitez l’un de ses sites Web, installez l’une de ses applications, vous inscrivez à titre d’étudiant ou achetez l’un de ses produits ou services, vous consentez à la collecte et à la conservation de vos renseignements personnels tels qu’ils sont décrits dans la présente politique de confidentialité.

Les renseignements personnels sont les données concernant une personne identifiable tels que votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel ou vos données de paiement. Les renseignements personnels peuvent également inclure votre image, votre voix et l’historique des conversations recueillies lors d’une visioconférence. (« Renseignements personnels »)

L’Institut recueille des renseignements personnels sur ses membres, sur les étudiants, sur les visiteurs de ses sites Web et les personnes qui choisissent d’acheter ses produits ou services ou de lui fournir des renseignements personnels de toute autre manière. Les sections qui suivent expliquent les renseignements recueillis par l’Institut sur ses membres, ses étudiants ainsi que les non-membres qui visitent ses sites Web, choisissent de prendre contact avec l’Institut ou d’acheter l’un de ses produits ou services, ainsi que l’utilisation qui est faite de ces renseignements.

Pour de plus amples renseignements sur la manière dont l’Institut recueille automatiquement des données sur ses sites Web, consultez la section « Comment l’Institut recueille-t-il des données sur ses sites Web? » ci-dessous.

Lorsque vous devenez un membre de l’Institut, celui-ci recueille les données nécessaires à l’établissement et au maintien de votre adhésion, ainsi que les renseignements fournis par les membres à l’aide de différents moyens de communication tels que le courriel ou le téléphone. Ces renseignements sont stockés et gérés pour usage interne de l’Institut, notamment pour vous fournir de l’information susceptible de vous intéresser compte tenu des renseignements que vous avez fournis à l’Institut au sujet de votre profession et de vos centres d’intérêt. Ces données comprennent notamment votre nom, vos adresses personnelle et professionnelle, votre employeur, votre numéro de téléphone et de télécopieur, votre adresse courriel, vos études, votre poste, votre revenu, vos autres diplômes ou titres, vos permis détenus, votre niveau de scolarité le plus élevé atteint et vos domaines d’intérêt, ainsi que les informations relatives au paiement que vous avez fournies pour établir votre adhésion.

L’Institut recueille, utilise et conserve ces renseignements pour :

Établir et maintenir votre adhésion, y compris le traitement du paiement de vos frais d’adhésion;

Comprendre les besoins des membres;

Analyser la pertinence des produits et services offerts aux membres;

Déterminer l’admissibilité des membres aux produits et services offerts par l’Institut;

Élaborer, gérer et offrir des produits et services qui répondent aux besoins des membres ;

Vous fournir des informations sur les activités de l’Institut, y compris la convocation à son assemblée générale annuelle;

Fournir un service continu aux membres.

L’Institut peut recueillir des renseignements sur ses étudiants et étudiantes au cours du processus d’inscription et de formation. Ces renseignements peuvent notamment inclure le nom, l’adresse personnelle et professionnelle, le numéro de téléphone ou de télécopieur, l’adresse courriel, l’employeur, les cours suivis et les notes obtenues.

L’Institut recueille et conserve vos renseignements personnels pour l’inscription aux programmes et leur administration, ainsi que pour confirmer l’obtention du diplôme et l’achèvement des cours dans le cadre de ses programmes. Il le fait également pour conseiller les étudiants sur les cours et les étapes qui restent à franchir pour terminer leurs programmes. Enfin, la collecte et la conservation de ces données permettent à l’Institut de déterminer l’admissibilité des étudiants à des prix et récompenses.

L’institut peut également utiliser les renseignements sur les étudiants et étudiantes pour ses communications avec vous, la mise à jour de l’historique de vos cours faisant partie des différents programmes, la confirmation de l’information fournie par vous, ainsi que l’offre de produits et services pour répondre à vos besoins.

L’institut utilise également les renseignements personnels, y compris l’information sur les membres et les étudiants et étudiantes pour :

Exploiter ses sites Web, conformément aux conditions d’utilisation de ces sites;

Faciliter, conclure ou confirmer un achat que vous faites auprès de l’Institut, y compris faciliter le paiement de cet achat, la livraison des produits ou la prestation des services;

Répondre à vos questions ou demandes de renseignements;

Mener des recherches et des sondages;

Réaliser des activités promotionnelles, y compris des concours;

Vous faire parvenir de l’information et des promotions auxquelles vous avez consenti;

Mener à bien d’autres activités qui vous sont communiquées et pour lesquelles vous donnez votre accord;

Effectuer toute autre démarche permise ou requise par la loi.

Si vous fournissez vos renseignements personnels, mais décidez plus tard que vous ne voulez plus recevoir d’information de l’Institut, vous pouvez vous désabonner à l’aide du message de désabonnement figurant dans les communications commerciales de l’Institut.

Si vous participez ou assistez à un événement en visioconférence, les données relatives à votre profil, votre image, votre voix et votre historique de clavardage seront partagés avec les autres participants pendant l’événement. Ces événements pourraient être enregistrés (vidéo, audio ou transcription) et les enregistrements pourraient être transmis aux participants et participantes, aux personnes invitées et à d’autres parties.

Les événements ne seront pas enregistrés à moins d’un motif valable, et les enregistrements ne pourront être utilisés qu’aux fins pour lesquelles ils ont été effectués. Les motifs valables sont notamment :

permettre à la personne qui anime la réunion ou prend des notes de vérifier que son compte rendu de la réunion est complet et exact;

rendre le contenu pleinement accessible aux personnes invitées qui n’ont pas pu assister à la réunion;

se conformer aux exigences lorsque l’enregistrement est requis en vertu de la réglementation ou de la loi;

faire de l’enregistrement une ressource à l’intention de publics internes ou externes.

L’Institut s’engage à prendre des mesures raisonnables pour empêcher la diffusion de tout enregistrement comprenant des renseignements personnels ou confidentiels qui ont été partagés à l’écran accidentellement, des images de personnes ne participant pas à la réunion, et des images ou du matériel inappropriés. En tant que participant, vous êtes tenu d’informer immédiatement l’organisateur de la réunion si vous apprenez qu’un enregistrement peut contenir de telles informations.

Vous devez vous assurer que les personnes ne participant pas à la réunion ne peuvent pas entendre ou voir les renseignements relatifs aux participants et participantes ni le contenu que ceux-ci présentent.

L’institut peut transférer vos renseignements personnels à des tiers fournisseurs qui l’aident à remplir ses obligations décrites dans la présente politique de confidentialité, ou que nous vous décrivons et que vous acceptez. Par exemple, l’Institut peut faire appel à un fournisseur de traitement de données pour héberger son site Web, et à un service de traitement des paiements.

L’Institut se réserve le droit de transférer toute information personnelle qu’il détient à votre sujet en cas de fusion ou d’acquisition par un tiers ou de la proposition d’une telle transaction. Il peut également utiliser ou divulguer vos renseignements personnels à des tiers s’il a une raison valable de croire que l’utilisation ou la divulgation de ces renseignements est nécessaire pour : i) mener des enquêtes sur d’éventuelles violations de la loi; ii) identifier ou contacter une personne susceptible de violer un accord conclu avec l’Institut, ou intenter une poursuite contre elle; iii) enquêter sur des violations de sécurité ou coopérer avec les autorités gouvernementales dans le cadre d’une affaire juridique; ou iv) protéger les droits, la sécurité ou les biens de l’Institut ou ceux de ses membres ou de ses étudiants et étudiantes.

Enfin, l’Institut peut communiquer vos renseignements personnels à toute autre fin à laquelle vous consentez.

L’Institut est fier de l’exactitude de sa base de données. Veuillez vérifier votre profil sur le site Web de l’Institut. Si vous pensez que les renseignements factuels personnels figurant dans votre dossier sont inexacts, vous pouvez facilement y accéder, les vérifier et les mettre à jour en ligne ou communiquer avec le Service aux membres au 416 362-8586 ou au numéro sans frais 1 866 362-8585.

Vous pouvez également écrire à l’Institut pour demander l’accès à vos renseignements personnels et demander leur correction si vous estimez qu’ils sont inexacts. Si vous souhaitez accéder aux renseignements personnels que l’Institut détient à votre sujet, ou que vous souhaitez les faire corriger, veuillez communiquer avec l’Institut en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous. L’Institut s’efforcera, dans la mesure du possible, de répondre à votre demande. Dans certains cas, cependant, il est possible que l’Institut ne puisse pas vous permettre d’accéder à certains renseignements personnels, par exemple s’ils contiennent les renseignements personnels d’autres personnes, ou pour des raisons juridiques. Vous serez peut-être tenu de confirmer votre identité avant d’avoir accès à vos renseignements personnels.

L’Institut s’engage à protéger les renseignements personnels qu’il détient au sujet de ses membres et clients. Il suit des procédures de sécurité strictes pour la conservation et la communication des renseignements personnels que vous lui avez confiés, y compris des mesures de protection physiques, technologiques et organisationnelles. L’Institut peut, à l’occasion, demander une preuve d’identité avant de vous divulguer des renseignements personnels. Les renseignements personnels détenus par l’Institut peuvent être consultés par des personnes au sein de l’organisation, ou par de tiers fournisseurs, qui ont besoin de cet accès pour remplir leurs obligations aux termes de la présente politique de confidentialité, ou à toute autre fin autorisée ou requise par la loi applicable. Les renseignements personnels que recueille l’Institut sont gérés à partir de son bureau de Toronto, au Canada.

Bien que l’Institut ait pris des mesures pour protéger ses sites Web, ses systèmes informatiques et tous les renseignements personnels qu’il a recueillis contre l’utilisation, l’accès, la divulgation, l’utilisation abusive, la modification ou la destruction non autorisés, aucune mesure de sécurité ne peut assurer une protection absolue. L’Institut ne peut pas assurer ni garantir la sécurité des informations que vous lui fournissez.

Les renseignements personnels recueillis par l’Institut peuvent être conservés ou traités, en totalité ou en partie, sur des serveurs situés à l’extérieur de votre province ou territoire de résidence, notamment aux États-Unis, où les lois sur la protection des données peuvent différer de celles applicables dans votre lieu de résidence. Par conséquent, ces renseignements peuvent faire l’objet de demandes d’accès de la part de gouvernements, de tribunaux ou d’instances chargées de l’application de la loi dans ces pays, conformément aux lois en vigueur dans ces pays.

L’Institut ne recueille pas sciemment de renseignements personnels auprès d’enfants. Si un enfant lui a déjà fourni des renseignements personnels, ses parents ou son tuteur peuvent communiquer avec l’Institut afin de faire supprimer ces renseignements.

Quelles données l’Institut recueille-t-il ou suit-il sur ses sites Web? Étant donné que les sites Web évoluent de façon relativement organisée, la meilleure façon de les tenir à jour et de veiller à ce qu’ils soient toujours pertinents pour les membres consiste à déterminer quelles parties du site sont les plus utilisées. L’Institut a recours à divers outils pour déterminer comment les utilisateurs interagissent avec ses sites Web, d’autres contenus numériques et les courriels qu’il envoie. Il utilise ces données pour analyser l’utilisation de ses sites Web, améliorer les performances, mieux comprendre comment les visiteurs utilisent ses sites Web et leur contenu, notamment en les personnalisant en fonction de leurs intérêts et préférences perçus. Ces données comprennent :

Google Analytics pour suivre la structure de trafic, y compris les endroits visités par les utilisateurs sur le site. Google Analytics recueille des données de journal Internet standard et suit les informations relatives aux visiteurs de manière anonyme, puis compile des rapports statistiques sur l’activité du site. Par exemple, l’Institut peut savoir combien d’utilisateurs ont accédé au site à partir d’un autre domaine et ce qu’ils ont fait, sans connaître leur identité, à moins qu’ils n’utilisent leur identifiant et leur mot de passe de membre pour se connecter à notre site sécurisé. Ce service utilise des témoins (cookies) et des technologies similaires pour collecter et analyser ces informations, et peut également recueillir des données concernant l’utilisation d’autres sites Web, applications et ressources en ligne. Vous pouvez en savoir plus sur les pratiques de Google en visitant https://policies.google.com/technologies/partner-sites?hl=fr, et les désactiver en téléchargeant le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics, disponible à l’adresse tools.google.com/dlpage/gaoptout. Pour en savoir plus sur Google Analytics, veuillez consulter les règles de confidentialité de Google Analytics.

Sitecore XDB pour recueillir des données relatives à l’interaction des visiteurs avec le site Web de l’Institut, notamment leur emplacement géographique général déterminé par l’adresse IP.

Le système de marketing par courriel de l’Institut peut déterminer si vous ouvrez le courriel qu’il vous envoie, et si vous cliquez sur les liens qu’il contient.

L’Institut peut utiliser une fonction de votre navigateur appelée « témoin » (cookie) ou d’autres dispositifs similaires tels que les pixels-espions. Les témoins sont de petits fichiers que votre navigateur Web place sur le disque dur de votre ordinateur ou de votre appareil. Ils sont utilisés pour diverses raisons, telles que le suivi des parcours de l’internaute, le partage de charges, la détermination des parties du site de l’Institut les plus populaires auprès des visiteurs et l’affichage de publicités sur le site de l’Institut et sur les sites Web de tiers. Les données suivies par ces mécanismes peuvent notamment inclure les éléments suivants : i) votre adresse IP; ii) le type de navigateur Web et le système d’exploitation utilisés; iii) les pages du site Web que vous visitez et les sections que vous regardez; iv) les recherches que vous effectuez sur le site Web; v) le temps que vous passez sur le site Web; vi) le nombre de visiteurs sur le site Web; vii) la provenance des visiteurs; et viii) les fichiers que vous demandez.

L’Institut utilise à la fois des témoins temporaires (qui sont supprimés à la fermeture du navigateur) et des témoins persistants, qui demeurent sur votre appareil entre vos sessions de navigation. Les témoins temporaires servent à faciliter l’authentification sur les sites Web de l’Institut et à faire en sorte que vous restiez connecté lorsque vous naviguez sur le site Web. Les témoins persistants permettent au site de se souvenir de vous entre les sessions de navigation, par exemple si vous utilisez une fonction « se souvenir de moi » pour mémoriser votre nom d’utilisateur et votre mot de passe afin d’éviter que vous ayez à les saisir à nouveau lors de votre prochaine visite.

De plus, des tiers, y compris Facebook et Google, peuvent utiliser des témoins, pixels-espions et autres technologies de stockage pour aider l’Institut à afficher de la publicité sur d’autres sites Web et sites de médias sociaux, et à déterminer l’efficacité des publicités, notamment en déterminant si vous visitez le site Web de l’Institut en cliquant sur l’une d’entre elles.

Pour en savoir plus sur les pratiques de Facebook, ou pour exercer l’option d’exclusion, cliquez ici.

Pour en savoir plus sur les pratiques de Google, ou pour exercer l’option d’exclusion, cliquez ici.

Vous pouvez également refuser les pratiques de ciblage en ligne de certains tiers en utilisant l’outil d’exclusion de la Network Advertising Initiative disponible ici.

Votre navigateur vous permet de refuser les témoins. Cependant, le fait de configurer votre navigateur pour qu’il refuse les témoins entrave généralement ses performances et aura une incidence négative sur votre expérience d’utilisation des sites de l’Institut. Si vous effacez vos témoins, il est possible que vous deviez réinitialiser vos préférences d’exclusion à l’aide des liens ci-dessus.

L’Institut souhaite mieux connaître les intérêts des membres, de façon à pouvoir leur offrir davantage en ce sens. Il aimerait connaître les sections que les membres n’utilisent pas afin d’améliorer le site Web. L’Institut fait également usage de statistiques présentant un intérêt particulier dans des bulletins, afin de communiquer aux membres les sections les plus populaires, favorisant ainsi un usage de plus en plus efficace du site. Comme expliqué ci-dessus, ces informations peuvent également être utilisées pour afficher de la publicité sur notre site Web, sur les sites Web de tiers et sur les médias sociaux. Pour refuser cette utilisation, veuillez consulter la section « Témoins » ci-dessus.

Les données recueillies sont destinées à un usage interne et servent à évaluer l’efficacité de nos communications. Certaines statistiques et tendances sont diffusées à différents instituts, comités, conseils et membres, dans des bulletins d’information ou d’autres moyens de communication.

Si un membre choisit de fournir des renseignements personnels par l’intermédiaire du site Web afin de permettre, par exemple, à l’Institut de communiquer avec lui ou de traiter une commande, l’Institut compte informer le membre de la manière dont il a l’intention d’utiliser ces renseignements. L’Institut accepte, reconnaît et conserve toute demande formulée par un client ou membre de se désinscrire des futures communications non essentielles de l’Institut concernant la promotion de ses séminaires et événements spéciaux.

Les sites Web de l’Institut peuvent contenir des liens vers des sites Web de tierces parties, ou peuvent incorporer de la publicité ou du contenu hébergés et diffusés par des tiers sur lesquels nous n’avons aucun pouvoir et qui sont régis par les politiques de confidentialité et les pratiques commerciales de ces tierces parties. Ces autres sites Web et ce contenu disposent de leurs propres politiques de confidentialité et conditions générales qui ne sont pas régies par la présente politique de confidentialité. L’Institut n’est pas responsable des pratiques relatives à la protection de la vie privée ou du contenu de ces tierces parties. Comme les sites Web ne collectent ni ne traitent les renseignements recueillis de la même manière, il est recommandé de lire attentivement la politique de confidentialité de chaque site Web que vous visitez. La présence de liens sur les sites Web de l’Institut menant à d’autres sites Web, ou de références à des produits, services ou publications autres que ceux de l’Institut, ne signifie pas que l’Institut approuve ces sites Web, produits, services ou publications ni qu’il les cautionne.

L’Institut se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité en tout temps. Toute modification de la présente politique de confidentialité sera publiée sur les sites Web de l’Institut en indiquant la date de la dernière modification. Si vous accédez aux sites Web ou les utilisez, si vous devenez membre, si vous vous inscrivez en tant qu’étudiant, ou si vous fournissez des renseignements personnels après que des modifications sont apportées, vous acceptez d’office la version révisée de la présente politique de confidentialité.

Veuillez consulter régulièrement la présente politique de confidentialité afin de savoir quels sont les renseignements personnels recueillis par l’Institut, comment il les utilise et à qui il peut les communiquer. 

Si vous avez des questions ou des inquiétudes liées à la conservation de vos renseignements personnels par l’Institut, communiquez avec le responsable de la protection de la vie privée, au 416 362-8586, ou faites parvenir un courriel à l’Institut d’assurance du Canada, 18, rue King Est, 6e étage, Toronto (Ontario) M5C 1C4.